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Hochzeitscheckliste: 80 Punkte in vier Phasen

Ich bin seit rund 25 Jahren Hochzeits-DJ. In dieser Zeit habe ich etwa 200 Hochzeiten begleitet – und dabei immer wieder dieselben Punkte gesehen, die zu spät geklärt wurden. Daraus ist diese Liste entstanden.

Sie ist nach Zeit gegliedert, nicht nach Themen: Paare fragen sich nicht, was zum Thema Musik gehört, sondern was sie jetzt tun müssen. Phase drei ist die, zu der ich als DJ tatsächlich etwas beitragen kann – Tanzfläche, Akustik, Strom, Lautstärke, Endzeit. Das sind die Fragen, die euren Abend bestimmen und die in keinem Prospekt stehen.

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Start & Grundlagen

18–12 Monate vorher

Am Anfang stehen die Entscheidungen, die alles Weitere festlegen: Stil, Budget, Größe der Gesellschaft und der Termin.

Rahmen festlegen

  • Stil und gewünschte Atmosphäre der Hochzeit festlegen.
  • Gesamtbudget mit verbindlicher Obergrenze bestimmen.
  • Budgetreserve von etwa 10–15 % einplanen.
  • Vorläufige Gästeliste mit Mindest- und Maximalzahl erstellen.
  • Zwei mögliche Hochzeitstermine festlegen.

Trauung & Location

  • Standesamt frühzeitig kontaktieren und Fristen klären.
  • Art der Trauung festlegen: standesamtlich, kirchlich oder frei.
  • Benötigte Dokumente individuell beim Standesamt erfragen.
  • Region und maximale Entfernung zwischen Trauung und Feier bestimmen.
  • Locations nach Kapazität, Kosten und Feierbedingungen vergleichen.

Früh buchen

  • DJ oder Band nach Festlegung von Termin und Location buchen.
  • Fotografie und Video anhand vollständiger Reportagen auswählen.
  • Catering und Getränkekonzept verbindlich klären.
  • Trauredner, Kirche oder Zeremonienleitung anfragen.
  • Verantwortliche Kontaktperson für den Hochzeitstag bestimmen.

Verträge & Organisation

  • Schlechtwetterlösung der Location verbindlich prüfen.
  • Barrierefreiheit, Parkplätze und Übernachtungen berücksichtigen.
  • Leistungsumfang und Nebenkosten vor jeder Buchung prüfen.
  • Storno-, Ausfall- und Ersatzregelungen schriftlich festhalten.
  • Alle Verträge, Zahlungen und Fristen zentral dokumentieren.

Gäste & Tagesstruktur

12–6 Monate vorher

Jetzt bekommt der Tag eine Uhrzeit. Wer kommt, was passiert wann, und wo bleibt Luft.

Gäste informieren

  • Save-the-Date oder Einladung rechtzeitig versenden.
  • Rückmeldefrist und klare Kontaktmöglichkeit angeben.
  • Kinderregelung, Dresscode und Übernachtung kommunizieren.
  • Allergien und Ernährungswünsche der Gäste abfragen.
  • Hotelkontingent, Shuttle oder Taxikontakte organisieren.

Trauung vorbereiten

  • Einzug, Musik, Ringübergabe und Auszug abstimmen.
  • Exakte Songversionen für die Trauung festlegen.
  • Mikrofon und Sprachverständlichkeit für alle Plätze prüfen.
  • Für eine Outdoor-Trauung einen gleichwertigen Plan B sichern.
  • Foto- und Videoregeln am Trauort bestätigen.

Ablauf entwickeln

  • Tagesablauf zunächst in realistischen Zeitblöcken planen.
  • Zwischen Trauung und Empfang genügend Puffer vorsehen.
  • Zeit für Gratulationen und Gruppenfotos berücksichtigen.
  • Essen, Reden und Programmpunkte sinnvoll verteilen.
  • Eröffnungstanz als direkten Übergang zur Party planen.

Räume & Ausstattung

  • Tischform, Bestuhlung und Laufwege mit der Location abstimmen.
  • Bar, Tanzfläche und Hauptaufenthalt möglichst zusammenhalten.
  • Ausreichende Sanitär-, Garderoben- und Außenbereiche prüfen.
  • Kerzen-, Dekorations- und Brandschutzregeln klären.
  • Aufbau-, Abbau- und Abholzeiten verbindlich vereinbaren.

Location & DJ-Check

6–1 Monate vorher

Die Phase, die über den Abend entscheidet. Klärt diese Punkte mit der Location, bevor ihr unterschreibt.

Tanzfläche & Akustik

  • Tanzflächengröße passend zur tatsächlichen Gästezahl wählen.
  • DJ so platzieren, dass Tanzfläche und Paar sichtbar bleiben.
  • Hallige Räume und viele harte Flächen akustisch prüfen.
  • Klären, ob Tische für die Tanzfläche umgebaut werden müssen.
  • Raucherbereich, Fotobox und Lounge nicht zu weit auslagern.

Technik & Aufbau

  • Pflicht zur Nutzung einer Hausanlage und Zusatzkosten prüfen.
  • Stromversorgung und getrennt abgesicherte Stromkreise klären.
  • Aufbau- und Soundcheck-Zeit mit der Location abstimmen.
  • Zufahrt, Aufzug, Treppen und lange Tragewege prüfen.
  • Parkmöglichkeit für das DJ-Fahrzeug sicherstellen.

Lautstärke & Endzeit

  • Verbindliche Musik-Endzeit und Sperrstunde schriftlich bestätigen.
  • Lautstärkebegrenzer oder Limiter vor der Buchung prüfen.
  • Grenzwert und Messposition eines Limiters erfragen.
  • Regeln für geschlossene Fenster und Türen klären.
  • Außenmusik und deren zulässige Endzeit bestätigen.

Effekte & DJ-Vertrag

  • Nebelmaschine oder Hazer ausdrücklich genehmigen lassen.
  • Umgang mit Brandmeldeanlage nur durch Befugte klären.
  • Konfetti, Kaltfunken, Wunderkerzen und offenes Feuer abfragen.
  • Spielzeit, Verlängerungspreis und Auftraggeber festlegen.
  • DJ-Ausfallkonzept und technische Backups bestätigen.

Finalisierung & Hochzeitstag

4 Wochen bis danach

Die letzten Wochen laufen über Bestätigungen und eine Person, die am Tag selbst entscheidet.

Final abstimmen

  • Finale Gästezahl fristgerecht an Location und Catering melden.
  • Sitzplan einschließlich Kinder- und Dienstleisterplätzen abschließen.
  • Must-plays, No-gos und besondere Musikwünsche mit dem DJ klären.
  • Reden und Überraschungen über eine Person koordinieren.
  • Finalen Ablaufplan an alle Hauptdienstleister senden.

Letzte Woche

  • Datum, Adresse, Ankunft und Endzeit aller Dienstleister bestätigen.
  • Offene Zahlungen und Rechnungsdaten vorbereiten.
  • Ringe, Dokumente und persönliche Gelübde sicher zuordnen.
  • Schlechtwetterentscheidung zur vereinbarten Frist treffen.
  • Dekoration und persönliche Gegenstände beschriftet übergeben.

Am Hochzeitstag

  • Operative Rückfragen vollständig an die Koordination delegieren.
  • Flucht- und Rettungswege jederzeit freihalten.
  • Programmpunkte nur abgestimmt ankündigen lassen.
  • Bei Verzögerungen zuerst optionale Punkte kürzen.
  • Essen, Trinken und kurze Ruhefenster für das Paar einplanen.

Nach der Hochzeit

  • Mietartikel, Schlüssel und Kleidung fristgerecht zurückgeben.
  • Offene Rechnungen prüfen und vollständig begleichen.
  • Geschenke, Fundsachen, Blumen und Torte sicher abholen lassen.
  • Fotos sichern und Veröffentlichungswünsche respektieren.
  • Danksagungen und ehrliche Dienstleisterbewertungen versenden.

Der nächste Punkt auf eurer Liste

Nehmt die Liste mit

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Diese Checkliste ist eine Arbeitshilfe und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Verbindlich sind die Absprachen mit eurer Location und euren Dienstleistern.

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